Zwei Teams zusammenführen: Ein Workshop für den ersten gemeinsamen Alltag

Wenn du zwei Teams zusammenführen möchtest, sollte ein erster Workshop drei Dinge leisten: Orientierung geben, Menschen miteinander ins Gespräch bringen und wenige konkrete Arbeitsvereinbarungen treffen. Ein Kennenlernspiel allein löst unterschiedliche Abläufe oder offene Zuständigkeiten nicht. Ein ausschließlich organisatorischer Termin lässt dagegen die Menschen hinter den bisherigen Teamgrenzen leicht außen vor.

Nach einer Zusammenlegung tragen viele dieselben neuen Rollenbezeichnungen, arbeiten aber noch nach alten Gewohnheiten. In Team A wird eine Rückfrage sofort im Chat geklärt. Team B sammelt sie bis zum wöchentlichen Termin. Beide halten ihren Weg für selbstverständlich. Die Reibung zeigt sich oft erst, wenn gemeinsame Arbeit beginnt.

Der folgende Ablauf ist ein eigener Workshopvorschlag für ein kleines bis mittelgroßes Team. Er verbindet einen freiwilligen Gesprächseinstieg mit einem konkreten Arbeitsfall. Die gemeinsame Aufgabe ist dabei, den nächsten Monat handhabbar zu machen. Eine vollständige Neuordnung aller Prozesse wäre für einen ersten Termin zu viel.

Vor dem Workshop: Feststehendes und Offenes trennen

Schicke eine kurze Einladung mit dem aktuellen Stand. Was ist durch die Zusammenlegung bereits entschieden? Welche Fragen dürft ihr gemeinsam gestalten? Welche Punkte müssen von anderer Stelle geklärt werden? Diese Unterscheidung verhindert, dass eine scheinbar offene Diskussion Erwartungen erzeugt, die anschließend enttäuscht werden.

Wenn beispielsweise Aufgaben oder Berichtslinien noch unklar sind, benenne das. Versprich nicht, dass nach zwei Stunden alle Unsicherheit verschwunden sein wird. Du kannst aber zusagen, offene Fragen sichtbar festzuhalten, eine verantwortliche Ansprechperson zu benennen und einen nächsten Rückmeldetermin festzulegen.

Bitte beide bisherigen Teams um je einen typischen Arbeitsfall. Vermeide im Vorfeld einen Wettbewerb, welcher Prozess besser sei. Interessant ist, welche Anforderungen die Arbeitsweisen geprägt haben. Ein schneller Ad-hoc-Weg und ein stärker dokumentierter Weg können unter unterschiedlichen Bedingungen jeweils sinnvoll gewesen sein.

Mit einem zugänglichen Check-in beginnen

Wähle eine Frage, die alle ohne private Offenlegung beantworten können. Ein eigener Vorschlag ist: „Was sollte das neue Team über deine Arbeit wissen, damit die Zusammenarbeit leichter wird?“ Gib etwas Denkzeit und lass auch eine knappe Antwort oder Aussetzen zu. Die Führungskraft beginnt mit einem konkreten, begrenzten Beispiel.

Unsere Check-In Cards bieten dafür 52 Fragen in drei Leveln. Suche vor dem Termin bewusst eine passende Frage aus. Für den ersten gemeinsamen Workshop ist eine leicht zugängliche Frage oft hilfreicher als ein besonders persönlicher Impuls. Die Karten eröffnen ein Gespräch; sie stellen kein bereits vorhandenes Vertrauen sicher.

Ein gemeinsames Set reicht für eine moderierte Runde. Bei mehreren Gruppen kann die Moderation denselben Impuls vorlesen. Lege vorher fest, dass persönliche Antworten nicht automatisch ins Ergebnisprotokoll übernommen werden. Festgehalten werden später die ausdrücklich vereinbarten Arbeitsregeln.

Ein Workshopablauf für 120 Minuten

Bei mehr als etwa zwölf Personen kannst du Arbeitsfälle in gemischten Kleingruppen bearbeiten lassen. Sorge dafür, dass nicht einfach die alten Teams jeweils unter sich bleiben. Für gemeinsame Regeln braucht es anschließend eine kurze Abstimmung mit allen Betroffenen.

Unterschiede zunächst beschreiben lassen

Bitte beide Seiten, den gewählten Arbeitsfall als Ablauf zu erzählen: Eingang, Bearbeitung, Rückfrage, Entscheidung, Abschluss. Frage nach dem Zweck der einzelnen Schritte. „Warum macht ihr das so kompliziert?“ bewertet bereits. „Welche Unsicherheit löst dieser Schritt für euch?“ liefert eher brauchbare Information.

Notiert Unterschiede sichtbar, ohne sofort eine einheitliche Lösung zu suchen. Vielleicht führt ein Team eine zusätzliche Prüfung durch, weil es andere Kundenzusagen einhalten muss. Vielleicht ist ein alter Schritt tatsächlich überholt. Diese beiden Situationen verlangen unterschiedliche Entscheidungen.

Der Atlassian-Ansatz zu persönlichen Arbeitsanleitungen zeigt, wie Arbeitspräferenzen ausdrücklich besprochen werden können. Für diesen Workshop genügt eine kleine Auswahl arbeitsbezogener Unterschiede. Ihr braucht dafür weder Persönlichkeitstests noch feste Typenzuschreibungen.

Einen gemeinsamen Fall von Anfang bis Ende durchspielen

Nehmt einen Vorgang, der künftig beide bisherigen Teams berührt. Im fiktiven Beispiel erhält ein gemeinsames Service-Team eine Kundenanfrage, für die Wissen aus zwei Fachgebieten erforderlich ist. Wer sieht den Eingang? Wer bestätigt den Termin? Wo wird die Übergabe sichtbar? Wer entscheidet, wenn die Kapazität nicht reicht?

Geht den Fall langsam durch und stoppt bei jeder unterschiedlichen Erwartung. Haltet zunächst die offene Frage fest. Erst danach entscheidet ihr, ob ihr sie selbst lösen könnt. Manche Punkte betreffen euren Kommunikationsweg. Andere brauchen eine verbindliche Zuständigkeitsentscheidung außerhalb des Workshops.

Wenn eine Rollenfrage auftaucht, hilft die RACI-Vorlage bei der Aufgabenverteilung. Versucht nicht, diese Klärung allein durch eine freundliche gemeinsame Haltung zu ersetzen. Gute Beziehungen machen Entscheidungen leichter, aber sie machen Zuständigkeiten nicht überflüssig.

Drei Vereinbarungen reichen für den ersten Monat

Wählt wenige Regeln, die direkt aus dem Fall entstehen. „Wir kommunizieren transparent“ bleibt zu allgemein. „Neue gemeinsame Anfragen werden am zentralen Board erfasst; die zuständige Person bestätigt bis zum nächsten Arbeitstag den Eingang“ ist beobachtbar. Prüft allerdings, ob die Frist mit eurer tatsächlichen Kapazität vereinbar ist.

Eine zweite Regel könnte den Umgang mit Rückfragen betreffen, eine dritte die Dokumentation von Entscheidungen. Ergänzt jeweils Zweck, verantwortliche Rolle, Ausnahmeweg und Prüftermin. Markiert die Regeln als gemeinsamen Test, wenn ihr ihre Wirkung erst im Alltag beurteilen könnt.

Schreibt auch auf, welche bisherigen Arbeitsweisen vorerst bestehen bleiben. Vereinheitlichung um ihrer selbst willen kann hilfreiche Unterschiede zerstören. Wenn zwei Wege keinen Konflikt verursachen und ihre Ergebnisse zusammenpassen, müsst ihr sie im ersten Workshop nicht angleichen.

Wenn Skepsis oder Frust im Raum stehen

Nimm kritische Aussagen als Information, ohne sofort eine positive Wendung zu verlangen. „Das haben wir schon einmal versucht“ kann auf eine konkrete Erfahrung hinweisen. Frage, woran es damals gescheitert ist und welche Bedingung diesmal anders sein müsste. Wenn diese Bedingung nicht erfüllt ist, sollte das im Ergebnis stehen.

Ein Check-in ist kein Ersatz für die Bearbeitung schwerer Konflikte. Wenn Vorwürfe den Arbeitsfall überlagern, begrenze den gemeinsamen Termin auf die heute klärbaren Fragen und organisiert für den Konflikt einen geeigneten Rahmen. Erzwinge keine öffentlichen persönlichen Bekenntnisse zum neuen Team.

Auch Schweigen ist mehrdeutig. Es kann Zustimmung, Unsicherheit oder fehlende Gelegenheit bedeuten. Gib kurze stille Schreibzeit und sammle offene Fragen zusätzlich schriftlich. Damit bekommt die Gruppe mehrere Wege zur Beteiligung, ohne einzelne Personen vorzuführen.

Nach vier Wochen an echten Fällen prüfen

Schaut gemeinsam auf zwei abgeschlossene Vorgänge. Wurden die Vereinbarungen genutzt? Was wurde dadurch leichter? Wo entstanden neue Wartezeiten? Ändert eine Regel, wenn sie das eigentliche Problem nicht löst. Der Folgetermin ist Teil des Workshops und sollte bereits bei der ersten Vereinbarung feststehen.

Den Auftrag der Führung sichtbar halten

Bestimmte Fragen kann das Team nur bearbeiten, wenn die Führung einen Rahmen liefert. Dazu gehören etwa verbindliche Prioritäten oder die Zuordnung knapper Ressourcen. Sammle solche Punkte getrennt von den gemeinsam gestaltbaren Arbeitsregeln.

Für jeden offenen Führungspunkt braucht es eine zuständige Rolle und einen realistischen Rückmeldetermin. Wenn noch keine Antwort möglich ist, sollte auch das offen kommuniziert werden. So muss der Workshop keine Sicherheit vorspielen, die organisatorisch noch nicht hergestellt wurde. Die Gruppe kann trotzdem an den Bereichen arbeiten, die sie bereits beeinflussen kann.

Muss das Team nach dem Workshop harmonisch sein?

Nein. Ein realistisches Ergebnis sind bessere Orientierung, erste Kontakte und ein nutzbarer Arbeitsrahmen. Unterschiedliche Einschätzungen dürfen bestehen bleiben. Der Artikel zu Check-ins und Vertrauen erklärt, wie wiederkehrende Gesprächsräume diese Entwicklung begleiten können.

Können wir den Ablauf hybrid nutzen?

Ja, wenn alle dieselben Arbeitsfälle sehen und gleichwertig beitragen können. Nutzt ein gemeinsames Dokument statt einer nur im Raum sichtbaren Wand. Eine Person sollte ausdrücklich auf Beiträge der zugeschalteten Teilnehmenden achten. Beginne mit einem Fall, den beide bisherigen Teams kennen, und einer Vereinbarung, die ihr bereits am nächsten Arbeitstag ausprobieren könnt.

Wenn hinter ähnlichen Begriffen unterschiedliche Erwartungen stecken, hilft euch die Übung Wertekarten im Team nutzen, Bedeutungen an Alltagssituationen zu klären und eine konkrete Absprache zu erproben.