RACI-Matrix prüfen: typische Fehler am ausgefüllten Beispiel

Eine ausgefüllte RACI-Matrix kann ordentlich aussehen und trotzdem wichtige Fragen offenlassen. Zwei Rollen tragen ein A, eine Zeile hat kein R, und überall steht vorsichtshalber ein C. Wenn du eine RACI-Matrix prüfen möchtest, hilft ein konkreter Testfall mehr als der Blick auf die gleichmäßig gefüllte Tabelle.

Hier untersuchst du ein bewusst fehlerhaftes, fiktives Beispiel und siehst anschließend eine mögliche Korrektur. Der Schwerpunkt liegt auf Diagnose und Überarbeitung. Die Grundlagen, die Buchstaben und eine allgemeine Vorlage findest du im Hauptartikel zur RACI-Matrix.

Welche Regeln gelten für diese Prüfung?

Für den folgenden Check verwenden wir genau ein A und mindestens ein R pro klar beschriebenem Ergebnis. A/R in derselben Rolle ist zulässig. C wird vor dem Ergebnis einbezogen, I erhält eine definierte Information. Ein Gedankenstrich ist erlaubt. Die Tabelle muss nicht jede Rolle an jeder Aufgabe beteiligen.

Die Grundidee einer Verantwortlichkeitsmatrix wird unter anderem vom Project Management Institute erläutert. Die folgenden Fehlerfälle, Prüffragen und Korrekturen sind eigenständig entwickelte Beispiele. Sie beschreiben keine bestehende Organisation und keine allgemein verbindliche Rollenverteilung.

Vor der Prüfung solltest du außerdem wissen, worauf die Matrix angewendet wird. Gilt sie für einen bestimmten Prozess, ein Projekt oder einen einzelnen Übergang? Ohne diese Grenze lässt sich nicht beurteilen, ob eine Zeile fehlt oder bewusst außerhalb des Geltungsbereichs liegt.

Das fehlerhafte Beispiel: einen Kundentermin vorbereiten

Ein erfundenes Unternehmen plant einen fachlichen Kundentermin. Beteiligt sind eine Kundenbetreuung, eine Fachberatung, eine Organisation und eine Bereichsleitung. Die folgende Tabelle ist absichtlich unbrauchbar an mehreren Stellen. Lies sie zuerst wie einen Arbeitsauftrag: Könntest du daraus ableiten, wer als Nächstes handeln muss?

Fehler 1: Eine Zeile enthält mehrere Ergebnisse

„Termin vorbereiten“ umfasst möglicherweise Kundenbedarf, fachliche Inhalte und organisatorische Planung. Die zwei A können ein Hinweis darauf sein, dass unterschiedliche Ergebnisse in eine Zeile gepackt wurden. Streiche nicht einfach einen Buchstaben. Frage zuerst, welche konkrete Verantwortung jede Rolle damit verbindet.

Eine mögliche Aufteilung lautet: „Kundenbedarf bestätigt“, „Agenda fachlich freigegeben“ und „Termin organisatorisch bestätigt“. Jede Zeile kann dann eine eigene klare Ergebnisverantwortung erhalten. Dass mehrere Rollen am Gesamttermin beteiligt sind, erfordert nicht mehrere A in derselben unscharfen Zeile.

Fehler 2: Niemand übernimmt die ausführende Arbeit

Bei „Agenda freigeben“ steht kein R. Vielleicht soll die Bereichsleitung selbst prüfen und freigeben; dann könnte A/R passen. Vielleicht prüft die Fachberatung und eine andere Rolle verantwortet das Ergebnis. Die Matrix lässt diese Frage offen. Ein A allein benennt noch nicht ausreichend, wer den konkreten Arbeitsschritt übernimmt.

Frage die beteiligten Rollen direkt: Wer erstellt die prüffähige Fassung? Wer führt die fachliche Prüfung durch? Wer dokumentiert die Freigabe? Wenn daraus unterschiedliche Ergebnisse entstehen, bildet sie passend ab. Wenn es ein kleiner gemeinsamer Schritt ist, kann eine kombinierte Zuordnung genügen.

Fehler 3: Mehrere R ohne abgestimmte Arbeitsteilung

Zwei R sind nicht automatisch falsch. Problematisch wird es, wenn beide dieselbe vollständige Handlung erwarten oder jeweils annehmen, die andere Rolle beginne. Beim Einladungsversand könnten dadurch doppelte oder gar keine Einladungen entstehen. Klärt, ob eine Rolle Inhalte liefert und die andere versendet.

Im korrigierten Beispiel übernimmt die Kundenbetreuung die finale Empfängerliste und die Organisation den Versand. Die Fachberatung muss für diesen Schritt nicht vorsichtshalber konsultiert werden, wenn die Agenda bereits freigegeben ist. Die konkrete Trennung reduziert Rückfragen, ohne Verantwortung aus der Zusammenarbeit zu entfernen.

Fehler 4: Ein C ohne konkrete Frage

„Wir müssen alle einbeziehen“ ist als Grund für C zu ungenau. Frage: Welcher fachliche Beitrag wird benötigt, bevor das Ergebnis fertig sein kann? Wenn die Antwort nur „Die Person soll Bescheid wissen“ lautet, passt möglicherweise I. Wenn nicht einmal eine Information gebraucht wird, darf die Zelle leer bleiben.

Zu viele C können einen Ablauf mit unnötigen Rückfragen belasten. Zu wenige können wichtige Expertise ausschließen. Entscheidend ist nicht die kleinste mögliche Zahl, sondern der notwendige Beitrag. Für jedes C sollte klar sein, zu welcher Frage, bis wann und auf welchem Weg die Rückmeldung gebraucht wird.

Fehler 5: A wird ohne passende Befugnis verteilt

In der fehlerhaften Tabelle trägt die Bereichsleitung fast überall ein A. Vielleicht entspricht das der tatsächlichen Organisation. Vielleicht wurde es nur aus Gewohnheit eingetragen. Prüft, ob für diese Ergebnisse wirklich eine zentrale Verantwortung nötig ist oder ob befugte Rollen näher an der Arbeit entscheiden können.

Die umgekehrte Situation ist ebenso problematisch: Eine Fachrolle bekommt A, darf aber weder Ressourcen noch Freigaben beeinflussen. Eine Matrix löst diesen Widerspruch nicht. Die entsprechende Befugnis muss mit der zuständigen Stelle geklärt werden, bevor die neue Zuordnung als gültig bezeichnet wird.

Eine mögliche korrigierte Fassung

Für die folgende Fassung wird angenommen, dass Kundenbetreuung und Fachberatung die genannten Ergebnisse innerhalb ihres Auftrags verantworten dürfen. Die Bereichsleitung muss beim betrachteten Standardtermin nur das Ergebnis erfahren. Besondere Vertrags- oder Budgetentscheidungen liegen ausdrücklich außerhalb dieses Beispiels.

Die Korrektur ist keine Empfehlung, diese Rollenverteilung überall einzuführen. Sie zeigt, wie präzisere Ergebnisse die Zuordnung verständlicher machen. Für einen anderen Termin können zusätzliche Prüfungen notwendig sein. Kopiere deshalb den Prüfweg, nicht ungeprüft die Buchstaben.

Die Tabelle mit zwei Störfällen testen

Erster Störfall: Der Kunde ändert kurz vor dem Termin die Fragestellung. Wer klärt den Bedarf, wer bewertet die fachliche Auswirkung und wer informiert die Eingeladenen? Geht die Zeilen entlang und prüft, ob die Reihenfolge nachvollziehbar ist. Ergänzt einen Eskalationsweg, wenn der Termin dadurch nicht mehr sinnvoll vorbereitet werden kann.

Zweiter Störfall: Die Person aus der Fachberatung fällt aus. Ein Rollenname ohne Vertretung hilft jetzt wenig. Klärt, wer die Rolle übernimmt oder die Aufgabe neu plant. Die Vertretungsregel kann unterhalb der Matrix stehen; sie muss nicht in jeder Zelle wiederholt werden.

Was außerhalb der Buchstaben stehen muss

Halte Geltungsbereich, Stand, pflegende Rolle und nächsten Prüfzeitpunkt fest. Ergänze die tatsächliche Besetzung wichtiger Rollen, Vertretungen und den Ort für Arbeitsaufträge. Termine und Qualitätskriterien gehören in den zugehörigen Ablauf. Die Matrix bleibt eine Übersicht und wird nicht zum Ersatz für jede Arbeitsanweisung.

Lass die betroffenen Rollen die überarbeitete Fassung bestätigen. Eine Änderung durch die Moderation allein ist noch keine gemeinsame Vereinbarung. Wenn Zuständigkeiten oder Befugnisse strittig bleiben, dokumentiere die offene Frage mit einer zuständigen Person statt eine scheinbar vollständige Fassung zu verbreiten.

Dein kurzer Prüfauftrag für die nächste Matrix

Nimm drei wichtige Zeilen und prüfe jeweils Ergebnis, A, R, notwendige C und Informationsweg. Spiele anschließend einen normalen Fall und eine Abweichung durch. Wenn dabei dieselben Rückfragen wie zuvor auftauchen, braucht die Vereinbarung mehr Klarheit, nicht mehr ausgefüllte Zellen.

Bei Vertretungen hilft der Beitrag Urlaubsvertretung und Entscheidungsbefugnisse. Wenn vor allem unklar bleibt, wie selbstständig eine Rolle entscheiden darf, ergänzt ein Delegation Board die Prüfung. Behalte die Matrix klein genug, dass sie nach einer Änderung tatsächlich gepflegt werden kann.

Wie häufig solltest du die Matrix prüfen?

Eine feste allgemeine Prüfperiode ist nicht für jeden Prozess sinnvoll. Nutze konkrete Auslöser: eine neue Rolle, wiederholte Rückfragen an derselben Übergabe, eine geänderte Befugnis oder ein Prozessschritt, der entfällt. Dann prüfst du zuerst die betroffenen Zeilen und ihre unmittelbaren Übergaben. Das ist meist handhabbarer als jede Woche die gesamte Tabelle neu zu besprechen.

Ergänze trotzdem einen nächsten vereinbarten Rückblick, wenn die Matrix gerade neu eingeführt wurde. Nach dem ersten vollständigen Durchlauf habt ihr echte Beobachtungen. Haltet fest, welche Unklarheit die Änderung beseitigen soll. So lässt sich später unterscheiden, ob die Matrix geholfen hat oder ob lediglich eine weitere Version entstanden ist.