Key Results statt Aufgaben: So prüfst und verbesserst du eure Formulierungen
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Der Unterschied zwischen Key Results und Aufgaben liegt in der Frage, die sie beantworten. Eine Aufgabe beschreibt, was ihr tut. Ein ergebnisorientiertes Key Result beschreibt, woran ihr erkennt, dass sich etwas Relevantes verändert hat. „Drei Schulungen durchführen“ zählt eine Aktivität; ob Menschen danach eine Aufgabe selbstständig lösen können, bleibt damit offen.
Trotzdem ist eine Aufgabenliste nicht wertlos. Ihr braucht Aktivitäten, um etwas zu verändern. Problematisch wird es, wenn erledigte Arbeit als ausreichender Beleg für das erreichte Ziel gilt. Der folgende Prüfansatz hilft, beides zu trennen und die Verbindung zwischen Tätigkeit und gewünschter Wirkung ausdrücklich zu machen.
Mit dem Objective anfangen
Lies zuerst das zugehörige Objective. Welcher Zustand soll für welche Menschen besser werden? Wenn diese Frage unklar bleibt, könnt ihr kaum passende Messgrößen auswählen. Eine sehr präzise Zahl kann an einem unklaren Ziel vorbeimessen.
Nehmen wir ein fiktives internes Serviceteam. Sein Ziel ist, dass Kolleginnen und Kollegen häufige Standardanfragen verlässlich selbst lösen können. Eine neue Wissensseite ist dafür eine mögliche Maßnahme. Ihr Erfolg zeigt sich aber nicht allein daran, dass die Seite veröffentlicht wurde. Interessant ist, ob die vorgesehenen Personen mit ihr tatsächlich zurechtkommen.
Die Erläuterung von What Matters zu Key Results unterscheidet ausdrücklich zwischen Aktivitäten und den Ergebnissen, die ein Ziel belegen. Die folgenden Beispiele sind eigene, fiktive Formulierungen. Ihre Zahlen sind Übungswerte, die ihr nicht ungeprüft übernehmen solltet.
Eine Sortierübung mit euren echten Formulierungen
Schreibt jedes bestehende Key Result auf einen separaten Zettel. Sortiert die Zettel gemeinsam in drei Gruppen: Tätigkeit, geliefertes Ergebnis und beobachtete Veränderung. Bei strittigen Formulierungen notiert ihr, welche Information zur Einordnung fehlt. Ziel ist zunächst ein gemeinsames Verständnis, keine perfekte Formulierung in der ersten Minute.
Unsere OKR Cards unterstützen euch beim gemeinsamen Lernen der Begriffe und Zusammenhänge. Das Set enthält 32 Karten zu Rollen, Events und Artefakten. Legt passende Lernkarten als Bezug neben eure eigenen Zettel und besprecht, wie Objective, Key Results und geplante Arbeit zusammenhängen. Die Karten sind keine ausfüllbaren Messvorlagen und liefern eure Zielzahlen nicht automatisch.
Wenn eine Formulierung eine Tätigkeit beschreibt, fragt weiter: „Was soll dadurch anders werden?“ Wenn ihr ein geliefertes Ergebnis nennt, fragt: „Wer soll es wofür nutzen?“ Diese zweite Frage führt häufig näher an den eigentlichen Nutzen.
Fünf Beispiele zum Überarbeiten
| Bisherige Formulierung | Offene Wirkungsfrage | Mögliche neue Richtung |
|---|---|---|
| Drei Schulungen durchführen | Können die Teilnehmenden die Aufgabe anschließend bewältigen? | Anteil erfolgreich gelöster Praxisfälle steigern |
| Eine Wissensseite veröffentlichen | Finden Nutzende die benötigte Antwort? | Erfolgreiche Lösung definierter Suchaufgaben verbessern |
| Ein neues Kontaktformular bauen | Kommen passende Anfragen vollständiger an? | Anteil ausreichend vollständiger Anfragen erhöhen |
| Zehn Kundengespräche führen | Welche Unsicherheit wird dadurch kleiner? | Eine definierte Annahme anhand vorher festgelegter Kriterien prüfen |
| Einen Übergabeprozess dokumentieren | Werden Übergaben dadurch zuverlässiger? | Anteil ohne vermeidbare Rückfrage abgeschlossener Übergaben erhöhen |
Die rechte Spalte ist noch kein fertiges Key Result. Dafür fehlen Messdefinition, Ausgangswert, Zielwert und Zeitpunkt. Sie zeigt nur, in welche Richtung ihr die Formulierung entwickeln könnt. Nicht jede Tätigkeit lässt sich sinnvoll mit derselben Standardkennzahl messen.
Ein Beispiel vollständig ausformulieren
Für die Wissensseite könnte ein Übungs-Key-Result lauten: „Bis zum Ende des Zyklus lösen mindestens 16 von 20 Teilnehmenden aus der festgelegten Nutzergruppe die drei ausgewählten Standardfälle ohne persönliche Unterstützung; der Ausgangswert beträgt 9 von 20.“ Die Fälle, Gruppe und Testbedingungen müssen dabei vergleichbar sein.
Die neue Seite, eine bessere Navigation und kurze Erklärtexte bleiben mögliche Maßnahmen. Vielleicht stellt sich heraus, dass die bisherige Seite ausreicht und lediglich ein unverständlicher Begriff korrigiert werden muss. Ein wirkungsbezogenes Key Result lässt diese Anpassung zu, ohne dass ihr euren Erfolg an einem bestimmten Lösungsweg festschreibt.
Die kleine Stichprobe im Beispiel eignet sich als praktischer Lernversuch und begründet keine allgemeingültige Aussage über alle Nutzenden. Haltet fest, was ihr daraus tatsächlich schließen könnt. Bei größeren Entscheidungen braucht ihr gegebenenfalls eine belastbarere Datengrundlage und eine passende fachliche Auswertung.
Vier Fragen für den Qualitätscheck
Erstens: Könnten wir alle genannten Aufgaben erledigen und das Objective trotzdem verfehlen? Wenn ja, fehlt wahrscheinlich ein relevanter Ergebnisindikator. Zweitens: Könnte sich die Zahl verbessern, obwohl es für die Zielgruppe schlechter wird? Dann braucht ihr eine andere Messgröße oder eine zusätzliche Qualitätsgrenze.
Drittens: Ist klar, wie die Zahl zustande kommt? Ein Anteil braucht Zähler, Nenner und Zeitraum. „Mehr zufriedene Kunden“ ist ohne Erhebungsweg und Vergleichsbasis kaum prüfbar. Viertens: Kann das Team die Entwicklung durch sein Handeln sinnvoll beeinflussen? Es muss sie nicht vollständig kontrollieren, sollte aber einen plausiblen Beitrag leisten können.
Prüft diese Fragen gemeinsam, bevor ihr an einzelnen Wörtern feilt. Eine elegante Formulierung macht eine ungeeignete Messidee nicht besser. Der Artikel zu guten Objectives hilft, wenn die Richtung hinter den Messgrößen noch unklar ist.
Was mit Meilensteinen und Lernergebnissen passiert
Nicht jedes sinnvolle Ergebnis ist eine dauerhaft beobachtbare Verhaltensänderung. In frühen Projektphasen kann eine geprüfte Annahme oder eine belastbare Entscheidungsgrundlage wichtig sein. Beschreibt dann, welche Unsicherheit reduziert werden soll und anhand welcher vorab vereinbarten Kriterien ihr das beurteilt.
„Zehn Interviews durchführen“ misst nur Durchführung. „Die Annahme zur häufigsten Abbruchursache anhand eines festgelegten Untersuchungsplans prüfen und die Entscheidung über den nächsten Test dokumentieren“ beschreibt ein Lernergebnis, braucht aber ebenfalls klare Qualitätskriterien. Bezeichnet solche Formulierungen offen als Lernziele, statt ihnen eine künstliche Prozentzahl zu geben.
Eine zwingende Lieferung kann ebenfalls ein wichtiger Meilenstein sein. Ihr müsst sie nicht aus dem Arbeitsplan entfernen, nur weil sie kein guter Wirkungsindikator ist. Führt sie dort, wo verbindliche Arbeit geplant und nachgehalten wird. OKRs müssen nicht jede notwendige Tätigkeit abbilden.
Ein 40-Minuten-Termin für euer Team
Plant zehn Minuten zum Sortieren bestehender Formulierungen, zehn Minuten für die gewünschte Veränderung, fünfzehn Minuten für ein überarbeitetes Beispiel und fünf Minuten für offene Datenfragen. Nehmt zunächst nur ein Objective. Sonst endet der Termin leicht mit vielen umformulierten Sätzen und ungeklärten Messproblemen.
Bestimmt für jede offene Datenfrage eine zuständige Person. Sie soll klären, ob eine Quelle existiert, wie aktuell sie ist und welcher Aufwand für die Messung entsteht. Erst danach legt ihr einen plausiblen Zielwert fest. Eine Zahl allein deshalb zu wählen, weil sie ambitioniert klingt, macht das Team nicht wirkungsorientierter.
Dokumentiert außerdem, welche bisherigen Maßnahmen nur Annahmen über einen wirksamen Weg sind. Wenn ihr später neue Erkenntnisse habt, könnt ihr diese Maßnahmen ändern. Das Objective und die Messidee liefern dabei Orientierung, ohne jede Aktivität von Anfang an vorzuschreiben.
Eine unerwünschte Nebenwirkung mitdenken
Prüft bei jeder Messidee, welches Verhalten eine einseitige Optimierung auslösen könnte. Wenn nur die Zahl abgeschlossener Anfragen zählt, könnte die Qualität der Antwort aus dem Blick geraten. Wenn nur die Bearbeitungszeit zählt, könnten schwierige Fälle unbewusst nach hinten rutschen.
Vereinbart deshalb eine passende zusätzliche Grenze oder Beobachtung. Sie muss nicht zwingend ein weiteres Key Result werden, sollte aber im Gespräch sichtbar bleiben. Im Servicebeispiel könntet ihr prüfen, ob Fälle nach einem schnellen Abschluss wieder geöffnet werden. So bewertet ihr die Verbesserung in ihrem tatsächlichen Zusammenhang und vermeidet, eine schöne Zahl mit einem hilfreichen Ergebnis zu verwechseln.
Häufige Fragen zu Key Results
Müssen Key Results immer Prozentwerte sein?
Nein. Je nach Fragestellung können Anteile, absolute Mengen, Zeiten oder klar überprüfbare Zustände passen. Eine Prozentzahl ohne sinnvolle Bezugsgröße ist nicht besser als eine präzise absolute Zahl. Die Wahl folgt dem Ziel und der verfügbaren Messgrundlage.
Wie viele Key Results brauchen wir?
So viele, dass ihr die entscheidenden Aspekte des Objectives erkennen könnt, ohne eine vollständige Aufgabenliste daraus zu machen. Prüft Überschneidungen: Zwei nahezu identische Kennzahlen liefern nicht automatisch zusätzliche Klarheit. Weitere Einordnung findest du im Vergleich von OKR und KPI.
Was ist der erste sinnvolle Schritt?
Nimm ein aktuelles Key Result und vervollständige den Satz: „Wenn wir diese Aufgabe erledigt haben, soll sich für … Folgendes verändern: …“. Diese Antwort ist der Ausgangspunkt für eure nächste Messidee und für ein präziseres Gespräch über Wirkung.
