RACI-Matrix: Erklärung, Teambeispiel und Vorlage

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Die neue Teamsoftware ist eingerichtet. Trotzdem weiß niemand, wer die Zugänge prüft, wer die Einführung freigibt und wann die betroffenen Kolleg:innen informiert werden. Alle waren beteiligt – aber die Zuständigkeiten blieben unausgesprochen. Für solche Situationen ist eine RACI-Matrix gedacht.

Du ordnest damit jeder wichtigen Aufgabe vier mögliche Rollen zu: Wer erledigt die Arbeit, wer steht für das Ergebnis ein, wer wird vorher gefragt und wer erhält eine Information? Hier findest du die Bedeutung der Buchstaben, ein ausgefülltes Teambeispiel und eine Vorlage zum Kopieren. Außerdem klären wir, welche Fragen nach dem Ausfüllen noch offen sind.

Was ist eine RACI-Matrix?

Eine RACI-Matrix ist eine Tabelle zur Zuordnung von Verantwortlichkeiten. In den Zeilen stehen Aufgaben oder Ergebnisse, in den Spalten beteiligte Personen oder Rollen. Die Buchstaben R, A, C und I beschreiben deren Beteiligung. Das Project Management Institute ordnet RACI als eine Form der Verantwortlichkeitsmatrix ein; einen fachlichen Einstieg bietet sein Beitrag zu Rollen, Verantwortlichkeiten und Ressourcen.

Die Matrix eignet sich besonders für Übergaben zwischen Funktionen: beispielsweise zwischen Teamleitung, IT und Fachbereich. Sie hält die gemeinsam vereinbarte Verteilung fest. Eine Rolle wird dadurch nicht automatisch mit Zeit, Wissen oder formaler Befugnis ausgestattet. Diese Voraussetzungen musst du zusätzlich klären.

RACI einfach erklärt: R, A, C und I

Auf dem Smartphone kannst du breite Tabellen seitlich verschieben.

Die Unterscheidung zwischen R und A ist zentral: R arbeitet am Ergebnis, A trägt dafür die abschließende Verantwortung. Eine Person kann beides übernehmen; dann steht A/R in ihrer Zelle. Für jede Zeile sollte es genau ein A und mindestens ein R geben. Mehrere R sind möglich, wenn die gemeinsame Durchführung und die einzelnen Beiträge geklärt sind. Diese Konvention erläutert auch Atlassian in seiner RACI-Vorlage.

C bedeutet Rücksprache, nicht automatisch Zustimmung oder Vetorecht. I erhält Informationen und muss die Arbeit nicht freigeben. Die Übersetzungen unterscheiden sich zwischen Organisationen. Deshalb gehört die Legende direkt neben jede Matrix – besonders wenn mehrere Abteilungen zusammenarbeiten.

Ausgefülltes RACI-Beispiel: ein Team führt ein Aufgabenboard ein

Das folgende Beispiel ist ein fiktiver Übungsfall. Ein Serviceteam möchte seine bisherigen Aufgabenlisten durch ein gemeinsames digitales Board ersetzen. Beteiligt sind Teamlead Lea, Koordinator Ben, IT-Ansprechpartnerin Kim und die späteren Nutzer:innen aus dem Team. Das Werkzeug ist bereits grundsätzlich zugelassen; Beschaffung oder Datenschutzfreigaben sind hier nicht Gegenstand des Projekts.

Die vier Rollen besprechen, wer welche Arbeit übernimmt. Für dieses kleine Vorhaben ergibt sich folgende Matrix. Ein Gedankenstrich bedeutet: Für diese konkrete Aufgabe ist keine Beteiligung vereinbart.

Jede Zeile hat genau ein A und mindestens ein R. Bei den Zugängen übernimmt Kim beide Rollen, weil sie die technische Einrichtung durchführt und dafür einsteht. Beim Pilot arbeiten Ben und drei ausdrücklich benannte Nutzer:innen gemeinsam. Die Sammelspalte „Team“ muss im tatsächlichen Dokument deshalb durch Namen oder eine eindeutig definierte Gruppe ergänzt werden.

Die Startfreigabe zeigt den Unterschied zwischen Durchführung und Ergebnisverantwortung: Ben sammelt Testergebnisse und bereitet den Vorschlag vor. Lea verantwortet die Freigabe. Welche Kriterien gelten, steht ergänzend im Projektauftrag: Alle Pilotpersonen können zugreifen, Pflichtfelder sind verständlich und offene Fehler sind bewertet.

Auch bei C lohnt sich Präzision. „Kim wird konsultiert“ lässt offen, ob eine Nachricht am Vorabend genügt. Die Beteiligten ergänzen deshalb: Kim erhält den Entwurf zwei Arbeitstage vor dem Pilot. Fachliche Einwände werden gemeinsam geklärt, bevor echte Arbeitsvorgänge übernommen werden. Erst solche Absprachen machen die Buchstaben im Alltag brauchbar.

RACI-Matrix-Vorlage zum Kopieren

Die folgende Tabelle kannst du markieren und in dein Dokument oder Tabellenprogramm kopieren. Ersetze die Rollenüberschriften durch eure tatsächlichen Beteiligten und die Zeilen durch überprüfbare Ergebnisse. Trage anschließend R, A, C, I oder einen Gedankenstrich ein. Die Felder bleiben bewusst offen, weil eine pauschale Rollenverteilung eure Abstimmung vorwegnehmen würde.

Ergänzungen unter der Tabelle: Projekt oder Prozess: … · Stand: … · Zuständig für die Pflege: … · Nächster Review: … · Ort für Rückfragen und Änderungen: …

Halte Fristen und Abnahmekriterien im zugehörigen Aufgabenplan fest, statt die Matrix mit immer weiteren Spalten zu überladen. Ergänze für C und I, wann und über welchen Kanal die Beteiligung stattfindet. Ein kurzes Ergebnisprotokoll kann für I ausreichen; eine kritische fachliche Prüfung braucht einen ausdrücklich vereinbarten Termin.

In fünf Schritten zur vereinbarten Rollenverteilung

1. Einen überschaubaren Prozess wählen. Starte beispielsweise mit der nächsten Einführung oder einer wiederkehrenden Übergabe. „Unsere gesamte Zusammenarbeit“ ist für den ersten Durchlauf zu groß.
2. Konkrete Ergebnisse sammeln. Schreibe „Kurzanleitung bereitstellen“ statt „Kommunikation“. Alle sollten erkennen können, wann die Aufgabe erledigt ist.
3. Die Beteiligten gemeinsam zuordnen. Lass die Menschen mitsprechen, die die Rollen übernehmen sollen. Eine allein ausgefüllte Tabelle ist zunächst ein Vorschlag.
4. Zeilen und Spalten prüfen. Fehlt ein R? Stehen zwei A in derselben Zeile? Trägt dieselbe Person fast überall die Umsetzung? Klärt auch Kapazitäten und Vertretung.
5. Im Alltag testen und nachschärfen. Prüft nach der ersten Übergabe, welche Abstimmung gefehlt hat. Aktualisiert die Vereinbarung am gemeinsamen Ablageort.

Für den Einstieg kannst du 30 Minuten mit vier Beteiligten und fünf bis acht Aufgaben reservieren. Das ist ein Planungsvorschlag, keine allgemeine Zeitvorgabe. Wenn ihr über Befugnisse oder Ressourcen streitet, reicht eine schnelle Buchstabenrunde nicht. Notiert den offenen Punkt und legt fest, wer ihn bis wann klärt.

Vier typische Fehler bei einer RACI-Matrix

1. „Verantwortlich“ wird zweimal unterschiedlich verstanden

Ben glaubt, sein R erlaube ihm auch die endgültige Startfreigabe. Lea versteht es nur als Vorbereitung. Lest die betreffende Zeile gemeinsam als ganzen Satz und ergänzt die konkrete Entscheidungsregel. Die Abkürzung allein löst diesen Unterschied nicht.

2. Alle werden überall konsultiert

Wenn jede Änderung durch sechs Rückfrageschleifen läuft, wird die Matrix zum zusätzlichen Abstimmungsaufwand. Frage bei jedem C: Welche konkrete Information benötigen wir von dieser Person? Wenn lediglich das Ergebnis bekannt sein muss, ist I häufig die passendere Vereinbarung.

3. A wird mit Kontrolle jedes Arbeitsschritts verwechselt

Ergebnisverantwortung erfordert Klarheit über das Ziel. Sie bedeutet nicht zwingend, dass jede Formulierung, Terminwahl oder kleine Änderung genehmigt werden muss. Vereinbart, welche Zwischenstände gebraucht werden und was die ausführende Person selbst festlegen darf.

4. Die Tabelle veraltet nach dem Workshop

Eine Kollegin wechselt die Rolle, aber ihr Name bleibt in drei kritischen Zeilen stehen. Prüft die Matrix deshalb bei personellen Änderungen und nach problematischen Übergaben. Eine benannte Person pflegt das Dokument; die betroffenen Beteiligten stimmen Änderungen gemeinsam ab.

RACI und Delegationsbefugnisse: zwei ergänzende Fragen

RACI beschreibt die Beteiligung an Aufgaben und Ergebnissen. Damit sind noch nicht alle Entscheidungsräume geklärt. Darf Ben die Board-Struktur allein ändern, soll er Lea vorher beraten lassen oder entscheiden beide gemeinsam? Dieselbe RACI-Zuordnung kann mit unterschiedlichen Antworten auf diese Fragen verbunden sein.

Die sieben Delegationsstufen helfen dabei, den Umfang einer Entscheidungsbefugnis genauer zu besprechen. Ein ergänzender Satz könnte lauten: „Ben entscheidet über zusätzliche Board-Spalten nach Rücksprache mit den Pilotpersonen; über neue kostenpflichtige Erweiterungen entscheidet Lea.“ RACI und Delegationsvereinbarung bleiben dabei getrennt erkennbar.

Häufige Fragen zur RACI-Matrix

Kann eine Person R und A zugleich sein?

Ja. Wenn dieselbe Person die Arbeit erledigt und die Ergebnisverantwortung trägt, kannst du A/R eintragen. Wichtig ist, dass diese Kombination zu ihren Befugnissen und Kapazitäten passt.

Muss jede Zelle ausgefüllt sein?

Nein. Nicht jede Person braucht bei jeder Aufgabe eine Rolle. Ein Gedankenstrich kennzeichnet bewusst fehlende Beteiligung. Prüfe allerdings, ob dadurch eine nötige Übergabe oder Information übersehen wird.

Ersetzt RACI den Projektplan?

Nein. Zeitplanung, Abhängigkeiten, Aufwand und Qualitätskriterien gehören weiterhin in euren Arbeitsplan. Die Matrix ergänzt ihn um Zuständigkeiten. Für zwei Menschen mit wenigen klaren Aufgaben kann auch eine einfache Aufgabenliste genügen.

Entscheidungsräume gemeinsam besprechen

Wenn eure Rollenverteilung steht und ihr die dazugehörigen Entscheidungsbefugnisse klären möchtet, bieten die Delegation-Poker-Karten einen konkreten Gesprächseinstieg. Das Komplett-Set ergänzt sie um weitere Methoden für eure Zusammenarbeit. Bei welcher Aufgabe würde eurem Team eine klare Trennung von Durchführung, Ergebnisverantwortung und Entscheidungsspielraum helfen?