Delegation Poker - Effektives Entscheidungsmanagement in Teams
Du gibst eine Aufgabe ab, das Team arbeitet los – und beim Ergebnis stellt ihr fest, dass ihr unterschiedliche Vorstellungen vom Entscheidungsspielraum hattet. Delegation Poker macht diese Erwartungen zum Gesprächsthema, bevor sie zu Enttäuschungen werden. Ihr betrachtet eine konkrete Entscheidung und besprecht, wie viel Mitsprache, Beratung oder Selbstständigkeit dafür passend ist.
Hier findest du einen moderierten Einstieg mit einem Beispiel und einer Vorlage für eure Vereinbarung. Der Ablauf ist eine praktische Gesprächsvariante ohne Punktewertung. Die Methode stammt aus Management 3.0 von Jurgen Appelo.
Welche Frage beantwortet Delegation Poker?
Es geht um Entscheidungsbefugnisse: Wer entscheidet in einer bestimmten Situation, und wie werden die anderen beteiligt? Eine Rollenbeschreibung allein beantwortet das häufig nicht. „Du kümmerst dich um die Kundenworkshops“ sagt beispielsweise noch nichts darüber, wer Termine ändern oder zusätzliche Leistungen zusagen darf.
Formuliert deshalb einen klaren Fall. „Wer darf den Ablauf eines bereits beauftragten Workshops ändern?“ lässt sich leichter besprechen als „Wie selbstorganisiert sind wir?“ Legt außerdem fest, zwischen welchen Personen oder Gruppen ihr die Befugnis verteilt.
Die sieben Stufen als gemeinsame Sprache
Die Karten unterscheiden sieben Stufen: Verkünden, Verkaufen, Befragen, Einigen, Beraten, Erkundigen und Delegieren. Bei den ersten Stufen liegt die Entscheidung stärker bei der delegierenden Person; bei den späteren stärker beim Team. Die Stufen sind keine Noten für gute Führung. Welche passt, hängt unter anderem von Erfahrung, Risiko und Rahmenbedingungen ab.
Die vollständigen Definitionen und Beispiele findest du im Ratgeber Die sieben Delegationsstufen. Lest die Bedeutungen vor der ersten Runde gemeinsam, damit dieselbe Zahl für alle dasselbe heißt.
Was ein Unterschied zwischen den Karten bedeutet
Eine unterschiedliche Auswahl ist ein guter Gesprächsanlass. Vielleicht sieht die Führungskraft ein Risiko, das das Team noch nicht kennt. Vielleicht traut sie dem Team mehr zu, als es sich selbst zutraut. Fragt nach den Gründen, statt sofort einen Mittelwert zu bilden oder die höchste Zahl zum Ziel zu erklären.
Das Gespräch kann unklare Grenzen sichtbar machen. Es ersetzt weder fehlende Kompetenzen noch eine tatsächliche Befugnisübertragung. Wer außerhalb der Runde entscheiden muss, bleibt einzubeziehen.
Ein moderierter Einstieg in 30 Minuten
Der Zeitplan ist ein Vorschlag für einen einzelnen überschaubaren Fall. Bei Konflikten oder komplexen Abhängigkeiten braucht ihr mehr Zeit.
| Zeit | Schritt | Moderationsfrage |
|---|---|---|
| 0–5 Min. | Entscheidung und Grenzen festlegen | Worüber entscheiden wir hier genau? |
| 5–10 Min. | Stufen klären und verdeckt auswählen | Welche Befugnis wäre für diesen Fall passend? |
| 10–20 Min. | Gleichzeitig aufdecken, Unterschiede besprechen | Was spricht aus deiner Sicht für diese Stufe? |
| 20–27 Min. | Vereinbarung formulieren | Wer darf künftig was entscheiden, innerhalb welcher Grenzen? |
| 27–30 Min. | Erprobung und Rückblick planen | Wann prüfen wir, ob die Vereinbarung funktioniert? |
Für die Kartenrunde erhält jede Person die sieben Stufen. Bei unserem Delegation-Poker-Kartenset liegen 49 Karten für bis zu sieben Personen sowie eine Anleitung bereit. Zum ersten Ausprobieren könnt ihr auch eigene Zettel mit den Stufen beschriften. Entscheidend ist, dass alle zunächst für sich wählen und ihre Gründe erklären können.
So moderierst du die Unterschiede
- Lass zuerst die Personen mit den am weitesten auseinanderliegenden Einschätzungen sprechen.
- Frage nach fehlenden Informationen, wahrgenommenen Risiken und benötigter Unterstützung.
- Trenne die heutige Befugnis von einem gewünschten nächsten Schritt.
- Haltet fest, was tatsächlich vereinbart werden kann. Offene Punkte bekommen eine verantwortliche Person und einen Klärungstermin.
Ihr müsst nicht so lange Karten legen, bis alle dieselbe Zahl zeigen. Eine weitere Runde kann nach neuen Informationen helfen. Erzwungene Übereinstimmung würde die wichtigen Unterschiede nur verdecken. Bleibt eine Entscheidung offen, dokumentiert das ausdrücklich.
Fiktives Beispiel: Ein Workshop wird anders als erwartet
Eine Führungskraft beauftragt eine Mitarbeiterin mit der Workshop-Vorbereitung. Die Mitarbeiterin verändert eigenständig die Agenda. Später kritisiert die Führungskraft, dass sie zuvor hätte gefragt werden müssen. Beide haben nachvollziehbar gearbeitet, aber mit unterschiedlichen Annahmen.
In der Kartenrunde formulieren sie den Fall genauer: „Wer entscheidet über Methoden und Reihenfolge, solange Ziel, Dauer und zugesagter Leistungsumfang gleich bleiben?“ Die Führungskraft wählt Befragen, die Mitarbeiterin Beraten. Im Gespräch wird deutlich, dass die Sorge der Führungskraft vor allem zusätzlichen Kundenzusagen gilt.
Sie können den Fall daraufhin aufteilen: Methoden und Reihenfolge entscheidet die Mitarbeiterin nach Beratung. Änderungen am Leistungsumfang bleiben eine gesonderte Entscheidung. Das ist konkreter als ein pauschales „Du darfst mehr selbst machen“.
Eine kleine Vorlage fürs Delegation Board
- Entscheidung: Methoden und Reihenfolge des Workshops.
- Beteiligte: Mitarbeiterin und Führungskraft.
- Vereinbarte Stufe: Beraten.
- Grenzen: Ziel, Dauer und zugesagter Leistungsumfang bleiben bestehen.
- Rücksprache: Bei Änderungen außerhalb dieses Rahmens vorab melden.
- Überprüfung: Nach den nächsten zwei Workshops gemeinsam auswerten.
Drei Grenzen, die ihr ernst nehmen solltet
Das Team braucht reale Befugnisse. Ein Kartenspiel kann keine verbindlichen Organisationsregeln außer Kraft setzen. Holt die zuständigen Personen dazu, wenn ihre Entscheidung nötig ist.
Verantwortung braucht Ressourcen. Fehlen Zeit, Zugang oder Wissen, löst eine höhere Stufe das Problem nicht. Vereinbart die nötige Unterstützung.
Die Vereinbarung muss im Alltag gelten. Wer eine Entscheidung nachträglich ohne Erklärung zurücknimmt, schafft neue Unsicherheit. Prüft Änderungen gemeinsam und aktualisiert das Board.
Mit einem echten Fall anfangen
Wählt für eure erste Runde eine wiederkehrende Entscheidung, bei der heute Rückfragen entstehen. Formuliert den Fall, besprecht eure Karten und haltet eine überprüfbare Vereinbarung fest. Für die anschließende Aufgabenübergabe hilft dir unser Leitfaden Aufgaben richtig delegieren.
